Zdravotnú dokumentáciu ako celok vedie všeobecný lekár. Ten by mal dbať na to, aby zdravotná dokumentácia „jeho“ pacienta obsahovala všetky lekárske správy a záznamy od iných lekárov, ktorí pacientovi poskytli zdravotnú starostlivosť.
Lekár, ktorý zdravotnú dokumentáciu vedie, je za ňu zodpovedný a má ju chrániť pred poškodením, stratou a zničením. Zdravotná dokumentácia nepatrí pacientovi, nie je jeho majetkom, preto lekár nemôže odovzdať pacientovi zdravotnú dokumentáciu, keď ho pacient o to požiada. Ak všeobecný lekár odosiela pacienta na vyšetrenie ku špecialistovi, zásadne by mu nemal dať do rúk celú zdravotnú dokumentáciu, ale iba výpis z nej, obsahujúci chronologický opis vývoja zdravotného stavu, prehľad o doterajšej liečbe a iné údaje potrebné na ďalšie poskytovanie zdravotnej starostlivosti.
Výpis zo zdravotnej dokumentácie je poskytovateľ povinný vyhotoviť:
- príslušnému orgánu (Sociálna poisťovňa, úrad práce, sociálnych vecí a rodiny) na účely sociálnej pomoci, štátnej sociálnej dávky alebo služieb zamestnanosti podľa osobitných predpisov,
- inšpektorátu práce a orgánom dozoru na účely vyšetrovania pracovného úrazu alebo choroby z povolania,
- príslušnému orgánu na účely medzištátneho osvojenia dieťaťa,
- osobám oprávneným nahliadať do zdravotnej dokumentácie,
- orgánu činnému v trestnom konaní alebo súdu,
- lekárovi pracovnej zdravotnej služby na účel posúdenia zdravotnej spôsobilosti na prácu,
- registrovanému občanovi po preukázaní sa povolávacím rozkazom na odvod na účely odvodu, vojakovi v zálohe po predložení písomného vyžiadania obvodného úradu v sídle kraja na účely prieskumu jeho zdravotnej spôsobilosti, vojakovi v zálohe na účely preukázania jeho zdravotnej spôsobilosti na zaradenie do aktívnych záloh a občanovi na účely prijímacieho konania do dobrovoľnej vojenskej prípravy.
Do zdravotnej dokumentácie pacienta môže nahliadať on sám, jeho zákonný zástupca, napríklad rodič alebo opatrovník určený súdom (nie opatrovateľ poberajúci príspevok na opatrovanie) a osoba, ktorú pacient na nahliadanie do dokumentácie splnomocnil. Ani najbližší príbuzní si nemôžu prezerať pacientovu zdravotnú dokumentáciu či žiadať od lekára informácie o jeho zdravotnom stave, pokiaľ na to nie sú pacientom splnomocnení. Po smrti pacienta môžu do jeho zdravotnej dokumentácie nahliadať manžel alebo manželka, deti, rodičia a pokiaľ pacient takýchto príbuzných nemá, aj ľudia, ktorí s ním žili v čase smrti v spoločnej domácnosti. Osoba, ktorá je oprávnená do zdravotnej dokumentácie nahliadať, si z nej vždy môže robiť aj výpisy alebo fotokópie.
Poskytovateľ musí umožniť do dokumentácie nahliadať aj:
- revíznemu lekárovi, revíznemu farmaceutovi a revíznej sestre príslušnej zdravotnej poisťovne na účely kontrolnej činnosti v celom rozsahu,
- úradu pre dohľad na účely dohľadu nad zdravotnou starostlivosťou na účely prešetrovania sťažností v celom rozsahu,
- ministerstvu zdravotníctva, lekárovi samosprávneho kraja a sestre samosprávneho kraja na účely dozoru,
- všeobecnému lekárovi Ministerstva vnútra Slovenskej republiky na účely lekárskeho vyšetrenia a posudkovému lekárovi ozbrojených síl Slovenskej republiky na účely výberového alebo prieskumného konania v celom rozsahu,
- posudkovému lekárovi na účely lekárskej posudkovej činnosti pri výkone sociálneho poistenia a v sociálnom zabezpečení policajtov a vojakov v celom rozsahu,
- posudkovému lekárovi úradu práce, sociálnych vecí a rodiny na účely lekárskej posudkovej činnosti v celom rozsahu,
- znalcovi, ktorého ustanovil súd alebo pribral orgán činný v trestnom konaní alebo ktorého požiadala o vypracovanie znaleckého posudku niektorá zo strán na účely priamo súvisiace s konaním pred súdom v rozsahu nevyhnutnom na vyhotovenie znaleckého posudku; o rozsahu údajov potrebných na vypracovanie znaleckého posudku rozhoduje znalec,
- príslušnému orgánu stavovskej organizácie v rozsahu kontroly výkonu príslušného zdravotníckeho povolania,
- odbornému pracovníkovi epidemiológie príslušného regionálneho úradu verejného zdravotníctva a odbornému pracovníkovi epidemiológie úradov verejného zdravotníctva Ministerstva vnútra Slovenskej republiky a Ministerstva obrany Slovenskej republiky v rozsahu potrebnom na zabezpečenie epidemiologického vyšetrovania.
Pri zmene poskytovateľa zdravotnej starostlivosti odošle pôvodný lekár dokumentáciu novému lekárovi na základe jeho vyžiadania. Pokiaľ poskytovateľ ukončí svoju činnosť, zdravotnú dokumentáciu preberie príslušný samosprávny kraj.